Derechos y Obligaciones durante una Visita de Inspección Laboral en Nuevo León

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) es la máxima autoridad laboral en México, y su misión es verificar el cumplimiento de las leyes federales del trabajo. Recibir la visita de un inspector de la STPS en Apodaca, o en cualquier otro municipio del área metropolitana de Monterrey, puede generar nerviosismo e incertidumbre en cualquier negocio, desde una pequeña empresa hasta una gran fábrica. Sin embargo, una inspección no tiene por qué ser una experiencia traumática. Con la preparación adecuada, puedes transformar este evento de una potencial fuente de multas y sanciones en una oportunidad para demostrar que tu empresa opera con legalidad y compromiso con sus trabajadores. La clave no está en temer a la visita, sino en estar siempre listo para ella. En safetyisab.com entendemos que la prevención es la mejor estrategia. Contamos con la experiencia y las herramientas para ayudarte a preparar toda tu documentación y procesos, asegurando que tu empresa no solo supere una inspección, sino que fortalezca su cultura de cumplimiento y seguridad laboral.

¿Te sientes preparado? Si la respuesta es "no" o "no del todo", es momento de actuar. Te invitamos a contactarnos para una asesoría sin compromiso. Llámanos al 8120806008 o escríbenos a israel181083@gmail.com. En Safety ISAB, somos tu mejor aliado en cumplimiento normativo.

Este blog profesional de 3000 palabras te guiará, paso a paso, sobre todo lo que necesitas saber y hacer antes, durante y después de una visita de inspección de la STPS en Apodaca.

Entendiendo a la STPS y el Marco Legal

La STPS actúa bajo el amparo de la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social, y la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, entre otros reglamentos específicos. Su facultad de inspección está claramente estipulada en el Artículo 540 de la LFT. Los inspectores están autorizados para:

Acceder libremente a los centros de trabajo en cualquier hora del día o de la noche.

Examinar toda la documentación relacionada con las relaciones laborales.

Practicar las pruebas que consideren necesarias.

Interrogar a los patrones, administradores y trabajadores.

Ordenar la inmediata suspensión de condiciones o actos inseguros que representen un peligro inminente.

El objetivo declarado es protector: garantizar que los derechos de los trabajadores se respeten y que el entorno laboral sea seguro e higiénico.

Tipos de Inspección que Puedes Recibir

No todas las visitas son iguales. Identificar el tipo de inspección te ayudará a entender el enfoque del inspector.

Inspección Programada o Ordinaria: La STPS notifica con anticipación, usualmente por correo o oficio, la fecha y el objetivo de la visita. Esto te da un tiempo valioso para prepararte.

Inspección Sorpresa o Extraordinaria: Ocurre sin previo aviso. Generalmente se deriva de una denuncia anónima o de un trabajador, de un accidente grave, o de una revisión de alto riesgo en tu sector industrial.

Inspección por Seguimiento: Se realiza para verificar que se hayan corregido las irregularidades detectadas en una inspección anterior.

Fase 1: Preparación Proactiva (¡Lo Más Importante!)

La mejor manera de "sobrevivir" a una inspección es haber hecho la tarea mucho antes de que toquen a tu puerta. La preparación proactiva es la base del éxito.

A. La Documentación Obligatoria (y cómo organizarla)

Tu "kit de supervivencia" ante la STPS es tu archivo de documentación. Debe estar actualizado, organizado y accesible. Crea carpetas claramente etiquetadas con lo siguiente:

Registro de Empleados: Debe incluir nombre, fecha de ingreso, puesto, salario, horario y días de descanso.

Contratos Individuales de Trabajo: Firmados por ambas partes. Asegúrate de que el puesto, salario y prestaciones estén correctamente especificados.

Documentación de Prestaciones:

IMSS: Comprobantes de altas, bajas y modificaciones de salario (SUA). Verifica que las cuotas estén al corriente.

Infonavit: Comprobantes de pago de la aportación patronal del 5%.

Aguinaldo y PTU: Recibos firmados que acrediten su pago en tiempo y forma.

Vacaciones: Registro de días disfrutados y prima vacacional pagada.

Nóminas y Recibos de Pago: Deben detallar claramente el salario base, horas extras, prestaciones, deducciones y el neto a pagar. Los recibos deben estar firmados por el trabajador.

Registro de Asistencia y Puntualidad: Ya sea mediante reloj checador, huella digital, o un sistema digital confiable. Debe coincidir con las horas pagadas en nómina.

Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento: Acta de constitución y minutas de sesiones.

Comisión de seguridad e higiene: Acta de constitución, minutas y evidencias de sus actividades.

Reglamento Interior de Trabajo: Debe estar registrado ante la Junta Local de Conciliación y Arbitraje y visible para todos los trabajadores.

Documentación de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST):

NOM-035-STPS-2018: Identificación de factores de riesgo psicosocial, evaluación, y programa de intervención. Política de prevención de riesgos psicosociales.

NOM-030-STPS-2009: En caso de tener trabajadores que manejen equipo de cómputo.

NOM-019-STPS-2011: Constitución, integración, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene.

NOM-031-STPS-2021: Para la construcción. Incluye el Programa de Seguridad e Higiene específico para la obra.

Permisos y Licencias: Licencia de funcionamiento municipal, permisos de bomberos, etc.

Consejo Práctico: Designa a una persona (o equipo) responsable de mantener esta documentación. Realiza auditorías internas o contrata a un consultor externo, como los de safetyisab.com, para revisar periódicamente que todo esté en orden.

Fase 2: El Día de la Inspección (Protocolo de Actuación)

Suena el timbre y es un inspector de la STPS. ¿Qué haces?

Paso 1: Mantén la Calma y Verifica la Identidad

No entres en pánico. Saluda con cortesía y profesionalismo. Exige y verifica la identificación oficial del inspector y la orden de inspección. La orden debe especificar el fundamento legal, el objeto de la visita y el nombre del inspector. Si no la presenta, tienes derecho a solicitarla. Si se niega, puedes cuestionar la legalidad de la visita, pero es un escenario complejo donde se recomienda asesoría inmediata.

Paso 2: Notifica a tu Equipo de Respuesta

Idealmente, debes tener un protocolo interno. Alguien debe notificar de inmediato al gerente, al responsable de Recursos Humanos y, si es posible, a tu abogado laboral o consultor externo. Nunca dejes al inspector solo con empleados que no estén preparados para responder. Designa a una o dos personas como los únicos interlocutores autorizados.

Paso 3: Acompaña al Inspector en Todo Momento

El inspector debe estar acompañado en todo momento por el representante designado de la empresa. Esto te permite:

Escuchar todas las preguntas que se le hagan a los trabajadores.

Tomar notas de todo lo que se dice y se observa.

Evitar que el inspector acceda a áreas restringidas o no pertinentes para la inspección.

Proporcionar contextos y aclaraciones de inmediato si es necesario.

Paso 4: Sé Cooperativo, pero No Admitas Culpabilidad

Tu actitud debe ser de colaboración, no de confrontación. Responde a las preguntas de manera veraz y concisa. Sin embargo, nunca admitas faltas o violaciones de manera informal. Si el inspector señala una posible irregularidad, puedes responder con frases como: "Tomaremos nota de su observación para su revisión y, en su caso, corrección", o "Permítame verificar en nuestra documentación ese punto en particular".

Paso 5: Proporciona Solo la Documentación Solicitada

No ofrezcas más información de la requerida. Si el inspector pide ver los contratos de trabajo, entrégale solo eso. Si pide nóminas del último año, proporciónalas. Mantén el enfoque en lo solicitado. Si una petición te parece excesiva o fuera del alcance de la orden de inspección, puedes preguntar amablemente sobre la base legal para dicha solicitud.

Paso 6: Tú También Toma Evidencias

Tienes todo el derecho de tomar tus propias evidencias. Toma fotografías o videos (discretamente y sin obstruir la inspección) de las áreas que el inspector esté revisando. Anota los nombres de los trabajadores con los que hable. Esto puede ser crucial en caso de un recurso de revisión posterior.

Paso 7: Al Final, Solicita una Copia del Acta de Visita

Al concluir la inspección, el inspector levantará un Acta de Visita. Es tu derecho recibir una copia firmada. Revísala cuidadosamente antes de firmar. Si no estás de acuerdo con algún hecho descrito en el acta, puedes hacer una aclaración o protesta por escrito en el mismo documento. Por ejemplo, puedes escribir: "Me permito aclarar que..." o "Protesto por la aseveración en el punto X porque...". Tu firma en el acta significa que estuviste presente y que recibiste tu copia, no necesariamente que estés de acuerdo con todo su contenido.

Fase 3: Después de la Inspección (Seguimiento y Acción)

La visita terminó, pero el proceso no.

A. Analiza el Acta de Visita y el Plazo para Corregir

El acta puede ser de dos tipos:

Acta de Hechos: Solo describe lo observado, sin imputar violaciones.

Acta de Hechos y Pruebas de Presuntas Infracciones: Aquí es donde se detallan las posibles violaciones a la ley.

El acta establecerá un plazo (usualmente de 8 a 15 días hábiles) para que presentes pruebas y descargos. Este plazo es crítico y no debe ser ignorado.

B. Prepara y Presenta tus Descargos y Pruebas

Dentro del plazo establecido, debes presentar por escrito tus descargos. Esto es tu defensa formal. Aquí es donde un abogado laboral o un consultor especializado es invaluable. Tus descargos pueden incluir:

Documentación faltante que no se pudo localizar durante la visita.

Explicaciones detalladas que aclaren el contexto de una observación.

Evidencias de que la presunta infracción ya fue corregida.

Argumentos legales sobre por qué la observación no constituye una infracción.

C. Resolución y Recursos

Después de analizar tus descargos, la STPS emitirá una Resolución. Esta puede ser:

Archivo: No se encontraron infracciones o se aclararon satisfactoriamente. ¡Felicidades!

Requermiento: Se te ordena corregir una situación específica en un nuevo plazo.

Multa Económica: Se te impone una sanción pecuniaria.

Las multas pueden ser cuantiosas, desde unos pocos miles hasta cientos de miles de pesos, dependiendo de la gravedad y reincidencia. Si no estás de acuerdo con la resolución, puedes interponer un Recurso de Revisión ante el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje en un plazo muy breve (generalmente 15 días hábiles).

Errores Comunes que Debes Evitar a Toda Costa

Negar la Entrada al Inspector: Esto casi garantiza una multa y puede empeorar la situación.

Mentir o Alterar Documentación: Es un delito y agrava las sanciones.

Ser Antagónico o Grosero: La cortesía profesional es tu mejor herramienta.

Firmar el Acta de Visita Sin Leerla: Es un error garrafal. Lee cada línea.

Ignorar el Plazo para Descargos: Equivale a aceptar las infracciones.

Intentar Sobornar al Inspector: Es un delito federal grave.

Conclusión: La Inspección como Oportunidad

Una visita de la STPS en Apodaca no debe verse como una pesadilla, sino como un examen de la salud legal de tu empresa. La preparación meticulosa, una actitud profesional durante la visita y un seguimiento diligente posterior son la fórmula para un resultado exitoso.

Invertir en el cumplimiento normativo no es un gasto, es una estrategia de negocio inteligente. Evita multas, mejora el ambiente laboral, aumenta la productividad y construye una reputación sólida.

No esperes a que toquen a tu puerta. La preparación comienza hoy. En Safety ISAB estamos listos para ayudarte. Desarrollamos diagnósticos completos, preparamos toda tu documentación para las NOM-035, NOM-030, NOM-019, y te asesoramos antes, durante y después de una inspección.

Contacta a los expertos. Llámanos al 8120806008 o envíanos un correo a israel181083@gmail.com. Visita nuestro sitio web safetyisab.com para más información y recursos gratuitos.