¿Qué Hacer Si Me Visita la STPS en San Nicolás? Guía Definitiva para Empresas

Ver llegar a un inspector de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) a las puertas de su empresa en San Nicolás de los Garza, Nuevo León, puede ser un momento de gran tensión. Sin embargo, la diferencia entre una inspección exitosa y una que resulta en sanciones severas radica en una sola cosa: la preparación. Esta guía profesional  está diseñada para ser su manual de supervivencia, explicándole de forma clara y detallada qué hacer antes, durante y después de la visita de la STPS, asegurando que usted, como patrón, conozca sus derechos, cumpla con sus obligaciones y proteja su negocio.

La inspección laboral no debe verse únicamente como una amenaza, sino como una oportunidad para auditar y fortalecer las prácticas internas de su compañía. La STPS verifica el cumplimiento de las normas para proteger los derechos de los trabajadores, y un negocio que está en orden demuestra seriedad, responsabilidad social y un compromiso genuino con su capital humano. Si en este momento se siente inseguro sobre el estado de su documentación o prácticas laborales, es crucial buscar asesoría inmediata con expertos. En Safety is a Business (safetyisab.com), contamos con consultores especializados que pueden realizar un diagnóstico previo y guiarle en todo el proceso. Para una consulta urgente, no dude en contactarnos al 8120806008 o escribirnos a israel181083@gmail.com.

Antes de profundizar en los pasos a seguir, es fundamental comprender el fundamento legal de estas inspecciones. La STPS actúa bajo el marco de la Ley Federal del Trabajo (LFT), específicamente en sus artículos 540 a 547, y el Reglamento de Inspección del Trabajo. Las visitas pueden ser de dos tipos:

Inspecciones Programadas: La STPS notifica con anticipación, a veces hasta con 10 días hábiles, el motivo, el alcance y la documentación que revisará. Suelen ser parte de campañas específicas (por ejemplo, verificación de contratación de personas con discapacidad o cumplimiento de horarios en el sector comercio).

Inspecciones Sorpresa o Inopinadas: Son las más comunes y estresantes. No avisan y pueden ocurrir por denuncias anónimas de trabajadores, por seguimiento a una revisión anterior o como parte de un operativo aleatorio en una zona industrial o comercial de San Nicolás.

El objetivo principal del inspector es constatar que la empresa cumple con:

Las condiciones generales de trabajo (contratos, salarios, jornada).

La seguridad e higiene en el centro laboral (Normas Oficiales Mexicanas NOMs).

El pago de las prestaciones legales (aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, etc.).

La capacitación y adiestramiento de los trabajadores.

La no discriminación y la igualdad laboral.

La mejor defensa es un buen ataque. Un negocio preparado recibe una inspección con confianza.

A. Documentación Laboral Básica "Siempre a la Mano"

Mantenga una carpeta física o digital actualizada con los siguientes documentos, que son los primeros que solicitará el inspector:

Registro de Trabajadores: El libro o sistema autorizado por la STPS donde se asienta el alta de cada empleado.

Contratos Individuales de Trabajo: Deben estar firmados por ambas partes y especificar claramente la jornada, salario, puesto y lugar de trabajo.

Registro de Altas y Bajas ante el IMSS: Comprobantes del SUA o del sistema electrónico, verificando que todas las altas estén correctamente registradas y al día.

Comprobantes de Nómina: Recibos de pago que detallen el salario, percepciones, deducciones (ISR, IMSS, etc.) y el pago de horas extras si aplican.

Registro de Asistencia y Puntualidad: Hoja de firmas, tarjetas o sistema biométrico que permita verificar la jornada de trabajo.

Documentación de Prestaciones: Comprobantes de pago de aguinaldo, PTU y el goce de vacaciones.

Este es uno de los puntos más sensibles, especialmente en la zona industrial de San Nicolás. Revise el cumplimiento de las NOMs relevantes para su giro. Algunas de las más comunes son:

NOM-035-STPS: Factores de riesgo psicosocial. Debe tener su diagnóstico, identificador y, si aplica, programa de intervención.

NOM-030-STPS: Servicios preventivos de seguridad y salud en el trabajo. Contar con la constancia del médico y el servicio de enfermería.

NOM-019-STPS: Constitución y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene.

NOM-005-STPS: Manejo y almacenamiento de materiales.

NOM-006-STPS: Productos químicos y hojas de datos de seguridad.

NOM-025-STPS: Condiciones de iluminación. entre muchas otras 

C. Capacitación y Comisiones

Constancias de Capacitación: Debe poder demostrar que ha capacitado a sus trabajadores, especialmente en los temas de seguridad e higiene (artículo 132, fracción XV de la LFT).

Comisión de Seguridad e Higiene: Acta de constitución y minutas de sesiones. Es obligatoria en todos los centros de trabajo.

Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento: Si tiene más de 50 trabajadores, debe estar constituida.

D. Designar un Responsable y Realizar Auditorías Internas

Nombre a una persona (o equipo) dentro de su empresa como el "Responsable de Cumplimiento Normativo". Esta persona será el enlace principal durante la inspección. Además, realice auditorías internas o contrate a un consultor externo periódicamente para identificar y corregir áreas de oportunidad antes de que llegue la autoridad. Safety is a Business (safetyisab.com) ofrece este servicio de diagnóstico para empresas en San Nicolás, previniendo riesgos y multas costosas. Contacte al 8120806008 para agendar una visita.

Llegó el momento. El inspector está en la puerta. Siga estos pasos meticulosamente.

Paso 1: Verificar la Identidad y la Orden de Inspección

Solicite la Credencial Oficial: Todo inspector está obligado a portar y mostrar su credencial de la STPS. Anote el nombre y número de cédula.

Revise la Orden de Visita: Este documento oficial (oficio) detalla el motivo, fundamento legal, alcance y duración estimada de la inspección. Si es una visita sorpresa, la orden puede ser genérica, pero debe existir. Verifique que esté firmada y sellada por la autoridad competente.

Paso 2: Designar un Acompañante y un Espacio de Trabajo

Nunca deje al inspector solo: Su "Responsable de Cumplimiento Normativo" debe acompañar en todo momento al inspector, junto con un representante sindical si lo hay. Esto evita malentendidos y accesos a áreas no autorizadas.

Brinde un espacio adecuado: Ofrezca un lugar tranquilo (una oficina o sala de juntas) para que el inspector revise la documentación. Esto proyecta profesionalismo y facilita el proceso.

Paso 3: Actitud y Comunicación (Clave del Éxito)

Mantenga la Calma y Sea Cortés: La actitud es fundamental. Sea respetuoso, colaborativo y evite la confrontación. No se ponga a la defensiva.

Sea Veraz, pero Precavido: Conteste solo lo que se le pregunta. No ofrezca información adicional no solicitada ni se extienda en explicaciones que puedan abrir nuevos frentes de revisión. Si no sabe una respuesta, es mejor decir "Voy a verificarlo" que inventar una.

No Obstaculice: Negarse a proporcionar documentación, impedir el acceso a áreas o intimidar a los trabajadores para que no hablen con el inspector son faltas graves que agravarán la situación.

Paso 4: Durante el Recorrido en las Instalaciones

El inspector puede solicitar un recorrido por las áreas de trabajo. Acompáñelo y:

Atención a las NOMs: Esté preparado para que verifique señalización, equipos de protección personal, condiciones de orden y limpieza, estado de maquinaria, etc.

Entrevistas a Trabajadores: El inspector puede querer hablar con algunos empleados de forma privada. Usted no puede negarse, pero sí puede solicitar que se realice en un espacio discreto para no interferir con las actividades y que se le notifique el motivo general de la entrevista.

Paso 5: Tome sus Propios Apuntes y Solicite Copias

Lleve su Minuta: Documente todo: la hora de llegada, los documentos revisados, las áreas visitadas, los comentarios del inspector y cualquier observación que haga. Esto será invaluable más adelante.

Solicite Copias de Todo: Tiene todo el derecho de solicitar copia de cualquier documento que el inspector levante, incluidos los formatos de verificación que llene y, por supuesto, del acta final. Esto es crucial para poder defenderse en caso de una sanción.

Al finalizar la visita, se levantará un Acta de Inspección. Este es el documento más importante del proceso.

Tipos de Acta:

Acta de Hechos Constatados: Si todo está en orden, el inspector puede levantar un acta que simplemente describe lo revisado sin encontrar irregularidades.

Acta de Observaciones: Si se encontraron irregularidades, se detallan por escrito en este acta. No es una multa, sino un requerimiento para que usted las corrija en un plazo determinado (usualmente 5 a 15 días hábiles).

Acta Administrativa: Se levanta cuando las irregularidades son muy graves o cuando no se atendió un acta de observaciones previa. Esta sí implica una sanción (multa) inmediata.

Lea el Acta Cuidadosamente ANTES de Firmar: No firme un acta que no haya leído y comprendido en su totalidad. Verifique que todas las observaciones sean exactas. Si hay un error factual (ej. un número de documento incorrecto), solicite que se corrija antes de firmar. Al firmar, está dando fe de que se llevó a cabo la inspección, no necesariamente de que está de acuerdo con las observaciones.

¿Qué Hacer si Recibe un Acta de Observaciones?

No Entre en Pánico: Tiene un plazo para corregir los puntos señalados.

Analice a Fondo: Reúna a su equipo o a su consultor externo para analizar cada observación.

Atienda los Requerimientos: Tome las acciones necesarias para subsanar las faltas: corregir documentos, pagar prestaciones omitidas, instalar la señalización faltante, etc.

Prepare su Prueba de Cumplimiento: Reúna toda la evidencia de que atendió las observaciones (nuevos contratos, comprobantes de pago, fotografías de las mejoras, etc.).

Envía la Información a la STPS: Dentro del plazo establecido, debe presentar por escrito y con acuse de recibo su respuesta a las observaciones, anexando toda la evidencia comprobatoria.

Consecuencias de No Atender una Inspección: Multas y Sanciones

Ignorar un acta de observaciones o una inspección puede tener consecuencias severas. Las multas de la STPS pueden ir desde unas pocas Unidades de Medida y Actualización (UMAs) hasta miles de ellas, dependiendo la falta. Por ejemplo:

No tener registros de trabajadores: Multa de 50 a 500 UMAs.

No dar de alta en el IMSS: Multa de 250 a 5,000 UMAs.

Violaciones a las NOMs de seguridad: Multas que pueden superar las 20,000 UMAs en casos extremos.

Además de las multas, la STPS puede ordenar la suspensión de trabajos en casos de riesgo inminente para los trabajadores, e incluso puede turnar el caso al Ministerio Público si detecta delitos como simulación de esquemas o trabajo infantil.

Una visita de la STPS en San Nicolás de los Garza es un evento de alto impacto, pero manejable con el conocimiento y la preparación adecuados. La clave no está en buscar cómo "engañar" al inspector, sino en construir una cultura de cumplimiento y legalidad dentro de su empresa. Invertir en poner su documentación y sus instalaciones en orden no es un gasto, es el mejor seguro contra multas, conflictos laborales y daño reputacional.

Recuerde, si durante la lectura de esta guía identificó áreas de oportunidad en su negocio, o si actualmente enfrenta un acta de observaciones, no espere a que la situación empeore. Busque asesoría profesional inmediata. Un consultor especializado puede ser la diferencia entre una observación fácilmente subsanada y una costosa multa.

En Safetyisab estamos para apoyarle. Ofrecemos:

Diagnósticos de Cumplimiento Normativo (Pre-Inspección).

Asesoría durante Inspecciones Laborales.

Elaboración de Documentación y Programas (NOM-035, NOM-037, etc.).

Defensa y Seguimiento a Actas de Observaciones.

Contacto:

Teléfono: 8120806008

Email: israel181083@gmail.com

Sitio Web: safetyisab.com

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